Procedura dla sygnalistów - które firmy muszą ją wdrożyć?

Obowiązek procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy zasadniczo podmiotu, na rzecz którego 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Liczy się nie tylko pracowników etatowych. Próg nie działa wobec wskazanych w ustawie podmiotów z niektórych branż regulowanych, dlatego firma musi sprawdzić zarówno liczbę osób, jak i przedmiot działalności.

Próg 50 osób oblicza się dwa razy w roku

Ustawa nakazuje badać stan na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Firma nie ma więc opierać się wyłącznie na średnim zatrudnieniu z działu kadr ani liczbie osób wpisanych na listę płac w dniu przygotowania procedury. Art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów wiąże obowiązek z pracą wykonywaną na rzecz podmiotu prawnego w dwóch konkretnych datach.

Do liczby wchodzą pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty. Ustawa uwzględnia również osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, o ile nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. W praktycznym arkuszu trzeba więc oddzielić etaty od osób pracujących osobiście na umowach cywilnoprawnych i usunąć podwójne liczenie tych samych osób.

Zmienne zatrudnienie wymaga zachowania danych źródłowych dla obu dat. Firma sezonowa może przekroczyć limit w lipcu, choć w styczniu pracuje dla niej mniej osób. Rozwój przez spółki zależne także nie oznacza automatycznego sumowania całej grupy. Obowiązek ocenia się dla konkretnego podmiotu prawnego, a dopiero później sprawdza możliwość wspólnej organizacji. Podmioty prywatne, dla których pracuje od 50 do 249 osób, mogą umową ustalić wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń (art. 28 ust. 3), a spółki z jednej grupy kapitałowej mogą przyjąć wspólną procedurę (art. 28 ust. 8). Umowa o wspólnych zasadach nie zdejmuje z podmiotu odpowiedzialności za poufność, informację zwrotną i działania następcze (art. 28 ust. 4).

Bezpieczny sposób obliczenia obejmuje imienny wykaz, podstawę świadczenia pracy i wymiar etatu albo informację o osobistym wykonywaniu zlecenia. Wynik graniczny na poziomie 49 lub 50 osób weryfikuje się z kadrami, księgowością i działem korzystającym z wykonawców. Błąd często powstaje poza ewidencją pracowniczą, przy stałych współpracownikach B2B. Zestawienie zachowuje się, ponieważ po kilku miesiącach odtworzenie stanu z konkretnego dnia może być trudne.

Przykład hipotetyczny pokazuje, dlaczego liczba nazwisk na liście płac nie wystarcza. Firma ma 36 pracowników na pełnych etatach, 16 pracowników na pół etatu oraz 6 osób świadczących pracę zarobkową na innej podstawie, które spełniają ustawowe warunki zaliczenia. Pracownicy dają 44 pełne etaty, a pozostałe osoby zwiększają wynik do 50. Firma osiąga próg, mimo że same etaty go nie osiągnęły. Dla wykonawców zewnętrznych trzeba badać ustawowe kryteria, w tym czy nie zatrudniają innych osób do tego rodzaju pracy. Nie dolicza się automatycznie całej załogi każdego dostawcy.

Niektóre branże nie korzystają z progu zatrudnienia

Limit 50 osób nie ma zastosowania do podmiotów wykonujących działalność w określonych obszarach regulowanych. Art. 23 ust. 3 ustawy wymienia działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska, objętą aktami prawa Unii Europejskiej wymienionymi w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Samo małe zatrudnienie nie zwalnia wtedy z analizy obowiązku.

Wyjątek należy badać przez faktycznie wykonywaną działalność i właściwe regulacje sektorowe. Nie wystarczy ogólna nazwa branży w prezentacji sprzedażowej ani kod działalności wpisany wiele lat wcześniej. Firma ma ustalić, które usługi świadczy, na jakiej podstawie i czy mieszczą się w zakresie aktów wymienionych w załączniku do dyrektywy wskazanym przez ustawę.

Mały podmiot spoza branż objętych wyjątkiem może ustanowić procedurę dobrowolnie. Taka decyzja ma sens, gdy firma szybko rośnie, bierze udział w przetargach, ma rozproszony zespół lub chce uporządkować zgłoszenia przed przekroczeniem limitu. Dobrowolna procedura nie ma być atrapą. Po jej przyjęciu pracownicy muszą wiedzieć, gdzie zgłaszać sprawy i czego mogą oczekiwać.

Przy ocenie zakresu pomaga obsługa prawna przedsiębiorstwa. Prawnik może sprawdzić relację między ustawą a regulacją sektorową, a kadry dostarczają dane potrzebne do obliczenia liczby osób. Dwa odrębne testy ograniczają ryzyko, że firma policzy zatrudnienie prawidłowo, ale przeoczy wyjątek branżowy. Opis kwalifikacji ma wskazywać konkretną usługę i regulację, nie ogólne stwierdzenie o ostrożności.

Projekt procedury podlega konsultacjom przed wejściem w życie

Procedurę ustala się po konsultacjach trwających od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu. Partnerem jest zakładowa organizacja związkowa albo przedstawiciele osób świadczących pracę, wyłonieni w trybie przyjętym w podmiocie, gdy organizacja związkowa nie działa. Samo wysłanie gotowego dokumentu w dniu ogłoszenia nie realizuje tego etapu.

Konsultacje nie oznaczają, że każda uwaga musi zostać przyjęta. Firma ma jednak dać rzeczywistą możliwość zapoznania się z projektem i zgłoszenia stanowiska. Dobrym materiałem roboczym jest wersja z opisem kanałów, osób obsługujących, terminów, zasad poufności oraz postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi. Po zakończeniu można zachować zestawienie uwag i odpowiedzi.

Przyjęty dokument wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w firmie. Data podpisu zarządu nie musi więc być datą rozpoczęcia działania systemu. W harmonogramie trzeba uwzględnić konsultacje, ogłoszenie, siedmiodniowy okres oraz gotowość kanałów i osób odpowiedzialnych.

Informacja o procedurze trafia także do osoby ubiegającej się o pracę lub współpracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji albo negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. To często pomijany obowiązek. Pakiet rekrutacyjny ma zawierać zwięzłą informację i sposób dostępu do procedury, bez oczekiwania do pierwszego dnia pracy. Rekruter potrzebuje gotowego komunikatu oraz aktualnego odnośnika lub załącznika, a kandydat nie ma otrzymywać wewnętrznych danych dostępowych.

Jak wybrać kanał zgłoszeń?

Ustawa wymaga co najmniej możliwości dokonania zgłoszenia ustnie lub pisemnie. Kanał pisemny może działać w postaci papierowej albo elektronicznej. Zgłoszenie ustne może zostać dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 2). Na wniosek sygnalisty firma organizuje bezpośrednie spotkanie w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.

Adres ogólnej skrzynki dostępnej dla administracji nie zapewnia poufności. System trzeba zaprojektować tak, aby osoby nieupoważnione nie uzyskały dostępu do treści ani danych pozwalających bezpośrednio lub pośrednio rozpoznać sygnalistę, osobę wskazaną w zgłoszeniu lub osobę trzecią. Upoważnienia do przyjmowania, weryfikowania i prowadzenia działań mają mieć formę pisemną.

Radca Prawny

Wsparcie prawno-gospodarcze · Kancelaria Kiszka

Potrzebujesz bezpiecznego rozwiązania prawnego dla swojej firmy?

Pomagamy przedsiębiorcom analizować umowy handlowe, uchwały i bieżące sprawy prawne. Zakres pomocy ustalamy po zapoznaniu się z dokumentami.

Zadzwoń: 506 737 756 radca prawny Dominik Kiszka · Kancelaria w Toruniu

Osoba przyjmująca zgłoszenia może być inna niż osoba prowadząca postępowanie wyjaśniające. Odpowiedzialny za działania następcze musi być bezstronny. Gdy zarzut dotyczy członka zarządu, dyrektora kadr albo osoby zwykle obsługującej kanał, procedura ma wskazywać trasę zastępczą. Bez niej najtrudniejsze zgłoszenie trafia właśnie do osoby pozostającej w konflikcie.

Obsługę przyjmowania zgłoszeń można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu na podstawie umowy, ale odpowiedzialność firmy za poufność, informację zwrotną i działania następcze pozostaje. Zewnętrzna skrzynka nie jest gotowym systemem bez wyznaczenia osób, zasad przekazywania spraw i ochrony danych. Umowa z dostawcą ma opisywać także sytuację awarii kanału, naruszenia poufności i zakończenia współpracy podczas trwającego postępowania. Przed startem sprawdza się również bezpieczne zastępstwo osoby obsługującej. Uprawnienia zastępcy także wymagają pisemnego nadania.

Jeśli podmiot przyjmuje zgłoszenia ustne, procedura musi uwzględniać sposób ich dokumentowania. Nagranie lub transkrypcja rozmowy na nagrywanej linii wymaga zgody sygnalisty, a protokół lub transkrypcję sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić przez podpisanie (art. 26 ust. 3-5).

Terminy i rejestr porządkują obsługę zgłoszenia

Przyjęcie zgłoszenia potwierdza się sygnaliście w ciągu 7 dni od otrzymania, chyba że nie podał adresu do kontaktu. Informacja zwrotna ma zostać przekazana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia. Gdy potwierdzenia nie wysłano, termin liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, o ile istnieje adres do kontaktu.

Potwierdzenie nie jest rozstrzygnięciem sprawy. Informuje jedynie, że zgłoszenie dotarło właściwym kanałem. Następnie upoważniona osoba sprawdza, czy informacja mieści się w zakresie procedury, zabezpiecza materiał, prosi o potrzebne uzupełnienia i planuje działania. Sygnalista otrzymuje informację o działaniach planowanych lub podjętych oraz ich powodach, z poszanowaniem praw innych osób i tajemnic chronionych prawem.

Rejestr zgłoszeń obejmuje między innymi numer, przedmiot naruszenia, potrzebne dane identyfikacyjne, adres do kontaktu, datę zgłoszenia, informację o działaniach oraz datę zakończenia. Dane i pozostałe informacje przechowuje się przez 3 lata po zakończeniu roku, w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami. Nie jest to zwykła skrzynka pocztowa bez reguł retencji.

Procedura musi określać tryb postępowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo. Ten wymóg nie oznacza obowiązku przyjmowania każdego anonimowego zgłoszenia w identyczny sposób. Firma ma świadomie opisać zasady, a narzędzie techniczne dostosować do przyjętego rozwiązania. W każdym wariancie wiadomość anonimowa może zawierać dane innych osób, więc dostęp i retencja nadal wymagają kontroli.

Test działania jest ważniejszy niż sam dokument

Procedura działa dopiero wtedy, gdy wiadomość testowa trafia do upoważnionej osoby, terminy są pilnowane także podczas nieobecności, a pracownicy wiedzą, jak zgłosić naruszenie. Szkolenie ma rozdzielać role. Wszyscy pracujący potrzebują informacji o kanałach i zakazie odwetu. Osoby obsługujące zgłoszenia muszą znać zasady poufności, dokumentowania i kontaktu. Kadra kierownicza ma rozumieć, że niekorzystna zmiana grafiku, pomijanie przy premii albo nacisk na ujawnienie autora mogą zostać ocenione jako działania odwetowe.

Procedurę trzeba aktualizować po zmianie organizacji, narzędzia, podmiotu zewnętrznego albo osób upoważnionych. Okresowy przegląd nie polega na zmianie daty w nagłówku. Sprawdza liczbę i rodzaj zgłoszeń, dotrzymanie terminów, bezpieczeństwo dostępu oraz to, czy działania zakończyły problem. Przy zmianie firmy obsługującej kanał trzeba zaplanować bezpieczne przekazanie otwartych spraw.

Osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury, która jej nie ustanawia albo ustanawia ją z istotnym naruszeniem wymogów, podlega karze grzywny (art. 58 ustawy). Ochrona firmy zaczyna się jednak wcześniej, od poprawnego policzenia osób, oceny wyjątku branżowego i uruchomienia realnego obiegu. Wyniki testu mają prowadzić do korekty uprawnień, instrukcji zastępstwa i szablonów odpowiedzi przed przyjęciem pierwszego rzeczywistego zgłoszenia. Dokument można przygotować w ramach wsparcia prawnego przy procedurach, a wdrożenie połączyć z bieżącą opieką nad firmą.

Osobny test dotyczy odpowiedzi po zbadaniu sprawy. Sygnalista ma otrzymać informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych i ich przyczynach, a nie automatyczny komunikat, że temat zamknięto. Potwierdzenie dostarczenia, upoważnienia, wpis do rejestru i termin informacji zwrotnej pozwalają później wykazać, że procedura działała.

Jak udokumentować sprawdzenie procedury?

Test techniczny można przeprowadzić na fikcyjnej wiadomości, która nie dotyczy realnej osoby ani zarzutu. Sprawdza się odbiór, ograniczenie dostępu, zastępstwo i sposób zapisywania terminów. Wynik opisuje konkretną czynność, datę oraz osobę odpowiedzialną za usunięcie wykrytej przeszkody. Nie wolno traktować testu jako rzeczywistego zgłoszenia wymagającego tworzenia pozornej sprawy przeciwko pracownikowi.

Procedura musi zawierać zrozumiałe informacje o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych (art. 25 ust. 1 pkt 8), więc komunikat dla osób zgłaszających odróżnia kanał wewnętrzny od zewnętrznego. Nie należy tworzyć przekazu, że każda osoba zawsze musi najpierw przejść przez firmę. Szczegółowe warunki ochrony i ujawnienia publicznego wynikają z ustawy, a opis technicznego adresu nie zastępuje ich wyjaśnienia.